Séminaires, conventions, lancements de produits, vœux, conférences de presse...
Yes-événement vous accompagne pour organiser tous vos événements de communication événementielle.

NOTRE OBJECTIF:

La création de liens...avec vos clients, prospects

et entre vos collaborateurs.

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Les 10

questions

que vous vous posez le plus souvent

Les 10

points

essentiels

pour choisir une agence évènementielle

Les 10

règles d'or

pour réussir votre événémént

?

Vos questions

1 – Organiser un événement, ça coûte combien ?

Ce n’est pas la première des 10 questions, mais c’est souvent la plus importante…La réponse est : « ça dépend ! ». Ca dépend de l’ampleur donnée à l’événement.
Quelques repères : une animation team-building coûte entre 3.000 et 6.000 euros pour 50 personnes (mais certaines vont jusqu’à 20.000 euros) ; pour un séminaire complet avec hébergement, le budget est situé entre 100 et 500 euros par personne, en fonction de la catégorie de l’hôtel, de la localisation, de l'activité, des menus…etc.
C’est la raison pour laquelle il est impératif de nous donner votre budget, car dans ce domaine, tout est envisageable !

 

2 – Quel intérêt y a-t-il à passer par Yes-Evénement ?

Il y a un triple intérêt :
– gain de temps (donc de coût),
– gain en sécurité, (connaissance des lois, des normes...)
– gain en termes de savoir-faire, de propositions et donc de qualité. (expérience)
Organiser un événement est un vrai métier où l’expérience, la connaissance du réseau et les capacités d’anticipation sont primordiales.

 

3 – Y a-t-il une période de l’année plus favorable pour organiser un événement ?

Question pas évidente. La meilleure période est celle qui est située entre mai et octobre, à cause de la longueur des journées et de la probabilité d’un temps clément. Mais tout le monde veut organiser son événement à cette période. Il vaut mieux quelquefois privilégier une autre saison pour avoir plus de choix sur les lieux, et surtout des tarifs beaucoup moins élevés, notamment sur l’hébergement et les activités.

 

4 – Combien de temps à l’avance faut-il pour préparer un événement ?

3 à 6 mois à l’avance, c’est bien. Cela permet une bonne préparation. Mais pour les gros événements, un an est un minimum, surtout à cause du lieu. La priorité du début est : réserver la date, le lieu, le traiteur et  l'animation ! Le reste suit…

 

5 – Et si on organisait en interne le séminaire annuel ?

Sur cette question, en période de réduction des coûts, l’idée parait justifiée, mais sa réalisation équivaut à construire soi-même sa voiture.
Imaginez la charge de travail, (de 75 à 150 heures de travail pour une équipe qualifiée) qui échoie à votre collaborateur qui va devoir gérer de multiples paramètres, et ce, en plus de son travail habituel. 
L’évènement peut échouer pour un détail qui a été délaissé, avec des conséquences sur la cohésion des équipes et l’image de la société. 

 

6 – A quoi faut-il vraiment faire attention ?

A la cohérence entre votre objectif et l’événement. Par exemple, il ne sert à rien de juxtaposer des animations différentes si votre objectif est de resserrer les liens.

 

7 – Vaut-il mieux organiser un événement un jour de semaine plutôt que le samedi ?

Oui. Pour une soirée, il est préférable de faire cela en fin de semaine, par exemple un vendredi, surtout si vous voulez terminer par une soirée dansante.
Pour une journée ou une demi-journée, mieux vaut l’organiser en semaine, le temps de l’événement est pris sur le temps de travail, donc plus coûteux certes, mais vous serez certain d’avoir un maximum de personnes et c’est assez cohérent pour un événement d’entreprise de ne pas prendre sur le temps privé du salarié.

 

8 – Avec conjoints ou sans conjoints ?

Si vous voulez remercier les salariés pour leur implication, le conjoint y est pour quelque chose, donc il est logique de l’inviter. Mais cela ne peut être qu’exceptionnel.

Si vous organisez un événement de manière régulière, une fois par an, pour faire le point, motiver, rassembler, mieux vaut rester sans les conjoints.

 

9 – Sur quels prestataires peut-on économiser ?

Tout est lié dans un événement, et les participants seront les premiers à remarquer le petit détail qui n’est pas au point, ou le café qui est arrivé trop froid… Mais s’il y a quelque chose à privilégier, c’est la partie restauration. N’oubliez pas que nous sommes en France et que, toutes générations confondues, la nourriture constitue une valeur sûre !

 

10 – Et l’alcool ?

 Vous pouvez autoriser l’alcool, surtout s’il y a une soirée dansante après le repas, sinon c’est zéro danseur sur la piste ! Mais il faut être très vigilant sur les points suivants :

  • avertir chaque salarié par courrier que chacun est responsable de sa consommation d’alcool

  • prévoir un alcootest pour tous à la sortie

  • mettre sur pied une petite cellule de prévention (3 à 4 personnes) chargée de raccompagner ou de commander des taxis si nécessaire pour ceux qui auront trop bu.

Surf
Les montgolfières
ATV in Sand
SUP Close Up
Girl on SUP at sunset
Race car driver
Beach Fun
Yoga with a View
Hiphop Class
Golf Field
Snowboard
Voilier
Ballroom Dance Floor
Pole Dancer in Action
Enfants Kayak
Randonneur
Strike au bowling
Aérobic extérieure
Backyard Football
Randonnée
Joueur de paintball
Randonnée familiale
Plongeur heureux
Club de golf et balle
Paintballers
Paintball Shooter
Escalade de rocher
Voile
Femme Diver
Joueur de tennis.
Plongeurs
Jeu de fille piscine
Terrain de golf
Crew
Soccer
Coureur
Parc d'attractions
Yoga Class
Guy on SUP
Paintballing
Paintball Players
Military Training Courtyard
Boot Camp
Teammates
Beach Volleyball Game
Beach Volleyball
Beach Volleyball
Beach Volleyball
Kayaking
Hoops at the Circus
Circus Tent
Bowling Alley
Bowling
Rugby Players
On Top of the World
Avion
Christ the Redeemer
Les pieds dans l'océan
Beach Hut
Coucher du soleil le deltaplane
Bateau à voile
Sunset on the Beach
Avion 2
Hélicoptère
Pilote dans l'avion léger
Tour Bus
taking photos
Making food
Campfire
Cruise Boat on the Water
climbing a mountian
Surfers
Going To Surf
Surfboard On Water
Surfboard
Go-Karts
Go-karting Helmets
Go-Kart Driver on the Start Line

;)

Choisir

1 – Gagnez du temps

Premier conseil : vous faire aider et conseiller par un professionnel vous permettra de gagner du temps car il connaît le marché, les prestataires, les bons plans du moment. Trouver un lieu, un artiste, les interroger, les sélectionner, aller voir sur place, tout cela demande un investissement en temps qui est énorme. Nous tennons à jour un répertoire de prestataires en Ille-et-Vilaine, en Bretagne et sur toute la France.

 

2 – Gagnez en expérience

Par notre expérience, nous avons accumulé une série de réflexes qui vous permettront de faire face à tous les aléas liés à l’organisation d’un événement. Que faire quand le vidéo-projecteur tombe en panne ou que le caricaturiste est malade ?…

 

3 – Gagnez en sécurité

Nous sommes couvert par une assurance spécifique en responsabilité civile pour tous les événements que nous organisons.

4 – Gagnez en souplesse

Vous pouvez nous confier tout ou partie de l’organisation d’un événement. Par exemple : juste le conseil et la recherche de la bonne animation ou seulement la partie traiteur, la recherche du lieu. Tout est possible. Il suffit de délimiter notre rayon d’action.

 

5 – Gagnez en force de proposition

Plus encore que notre savoir-faire à organiser l’événement, nous vous apportons une véritable valeur ajoutée dans notre capacité de le concevoir : conseil, cohérence, fil conducteur, création d’animations spécifiques…

 

6 – Interrogez 3 agences maximum

Il existe sur le marché un grand nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de prestataires, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc.

S’il est normal d’interroger plusieurs prestataires, 3 paraît être le bon chiffre : 3 activités, 3 salles, …et donc 3 agences.

Interroger plus ne vous servira à rien, sinon à rendre difficile votre choix. Surtout, les agences interrogées seront plus motivées dans la qualité de leur offre si elles savent qu’elles ont de réelles chances d’être sélectionnés.

 

7 – Demandez autour de vous

Il est normal de se renseigner sur les agences pour s’assurer de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un domaine très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi.

 

8 – Donnez un briefing clair et complet aux agences

Plus votre briefing sera clair et complet à destination des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre budget, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »…! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre du temps à tous.

 

9 – Choisissez une personne 

Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des moments de plaisir et des moments de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de travailler. Organiser un événement demande une véritable collaboration.

 

10 – Osez la confiance

Si vous choisissez une agence pour vous épauler dans votre événement, faites-lui confiance ! Allez-vous vérifier que le traiteur a mis les fourchettes à gauche et les couteaux à droite de l’assiette ? Assurément non ! Il est préférable d’établir des points de suivi avec l’agence avec un rétro planning précis, et aussi un débriefing très complet après l’événement.

Cheers
Cierges
La Foule
Mariage Vintage
Concert Crowd
The Dance Floor
Lanternes dans un Marquee
Tableau de mariage
Décoration de mariage Creative
Photobooth Party Set
Marquee en Lumières
Événement traiteur
Retro Set de mariage
DJ de l'événement
Champagne aux framboises
Karaoke Party
Girls' Night Out
Faire la fête avec des amis
Stade de concert
Disco Club
Beach Party
Tente de l'événement
Canapés
Dance Floor

Réussir

1 – Soyez clair(e) sur votre objectif

La première règle d’or est d’être clair sur l’objectif recherché : remercier les collaborateurs, fêter un anniversaire, faire le bilan de l’année, lancer un projet, les raisons ne manquent pas et la tonalité de l’événement est différente. Plus vous serez clair(e) sur votre objectif, plus vous le serez dans votre demande auprès des prestataires et plus votre événement aura de chances d’être réussi.

 

2 – Poursuivez un seul objectif

Attention à la multiplicité des objectifs car ceux-ci peuvent être contradictoires. Il est souvent nécessaire de faire des choix.

Par exemple, si vous choisissez l’objectif de cohésion interne, une animation participative avec uniquement les salariés sera plus cohérente qu’un spectacle avec les conjoints, quelle que soit sa qualité…

 

3 – Nommez en interne une personne porteuse du projet

Beaucoup d’entreprises n’ont pas de personne chargée spécifiquement de l’organisation des événements.
Il est essentiel dans ce cas de désigner une personne (assistant(e), commercial(e)…qui sera en charge de la relation avec l’agence événementielle, et fera le lien en interne.

 

4 – Définissez un budget

Tout événement a un coût. Faire travailler une agence sur un projet s’il n’y a pas de budget constitue une erreur car cela vous déconsidérera à ses yeux et la démotivera, car elle sait que « pas de budget » signifie « pas d’événement »… !

 

5 – Préparez en amont

Fixez à l’avance la date, et même si vous n’avez ni le lieu ni l’animation, arrêtez quand même la date ! Cela permet de marquer l’événement sur l’agenda de chacun. En fonction de l’ampleur de l’événement, le délai nécessaire de préparation est variable. Par exemple, pour une convention réunissant clients, salariés, partenaires, 6 mois est un minimum, un an constitue l’idéal. Pour un teambuilding interne, 3 à 4 mois sont suffisants. Pour une simple soirée, 2 mois sont possibles.

 

6 – Optez pour un teasing

Une fois la date fixée, il est intéressant de la rappeler de temps en temps, en donnant au fur et à mesure des indications plus précises…cela augmentera l’intérêt et la motivation des participants pour votre évènementiel.

 

7 – Faites nous confiance !

Il existe une multitude de prestataires dans l’événementiel, que ce soit les lieux, la restauration, les les animations, les spectacles, la sonorisation, la vidéo etc…Nous baignons dans ce milieu, et connaissons bien tous ces prestataires, nous vous derons gagner du temps et de l’argent, et nous vous apporterons conseils et savoir-faire. Ne prenez pas le risque de vouloir tout faire tout seul !

 

8 – Restez zen et concentré le jour J

Le jour de l’événement, il arrivera certainement quelque chose que vous n’avez pas prévu. Ce n’est pas grave. Il faut vous y préparer. Si vous êtes zen, vous prendrez la bonne décision face à la nouvelle situation. Si vous êtes sous stress, vous risquez de prendre une mauvaise décision qui elle, peut avoir des conséquences sérieuses sur le déroulé de l’évènement.

 

9 – Faites analyser les retombées de l’événement

C’est souvent la partie délaissée, car une fois l’événement terminé, on est fatigué et on passe à autre chose. Et pourtant, il est essentiel de savoir comment l’événement a été perçu, pour deux raisons :

  • les participants ont souvent envie de s’exprimer

  • les raisons du succès ou de l’échec seront profitables pour la suite

Il existe aujourd’hui techniquement des possibilités efficaces et rapides (comme google Forms ou d’autres…) pour réaliser des sondages internes, Nous sommes capable de vous proposer une synthèse du sondage et un plan d’action si nécessaire.

 

10 – Fêtez…

Et oui ! C’est la dernière règle : il faut savoir fêter la fête ! Non pas avec tout le monde, mais avec les personnes qui ont participé à l’organisation de l’événement. C’est souvent 2 à 3 personnes en interne et 1 ou 2 personnes de l’agence. Cela peut être sous forme d’un déjeuner ou d’un café, mais passer du temps ensemble pour se féliciter est important.

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